紙媒体や表計算ソフトのデメリット
多くの顧客を抱えている企業は、問い合わせで苦労している事があります。例えば顧客から、製品に関する問い合わせの電話がかかってきたとします。その電話に対しては、できるだけ速やかに対応するのが望ましいです。顧客を待たせてしまいますとクレームに発展する可能性もあるので、注意が必要です。問い合わせに対応する方法は色々ありますが、今なお紙媒体で対応している企業もあります。紙のファイルで顧客データを保管しておいて、問い合わせが来た時にはファイルで顧客名を探すケースも多いです。しかし紙媒体ですと、少々時間がかかってしまいます。並び順がランダムになっていると、顧客の名前を探すだけでも一苦労です。ですから企業によっては、表計算ソフトで管理していることもあります。ソフトには検索機能もありますし、紙媒体よりは顧客を見つけやすいです。しかし表計算ソフトも完璧ではありません。操作に時間がかかり、顧客を待たせてしまうケースも多いです。何とかして問い合わせ対応を効率化したいと考えている企業も少なくありません。
顧客データを見つけやすい管理システム
もしも問い合わせ管理を効率化したいなら、管理システムを導入してみる選択肢もあります。いわゆる業務システムの1つですが、問い合わせ管理に特化した製品を活用してみる訳です。問い合わせ管理の製品には色々なメリットがありますが、その1つは検索効率です。紙媒体ではありませんから、問い合わせをしてきた顧客のデータをスムーズに見つける事ができます。スピーディーに対応できますから、顧客の待ち時間も短縮されるケースが多いです。
工程数が減るので業務効率が良くなる
管理システムの製品には、操作性に関するメリットもあります。少ない操作数で顧客データを見つけられるからです。そもそも表計算ソフトの場合は、かなりクリック数が多くなってしまう事があります。色々な項目を何回もクリックする必要があり、結局は顧客を待たせてしまうケースも少なくありません。ですが管理システムの製品は、全体的に操作性が充実しています。1回や2回程度のクリック回数で、スムーズに顧客データを見つけられる製品もあります。待ち時間が短縮されれば、顧客からのクレームも発生しづらくなると見込まれます。またクリック回数が少なくなれば、クレーム対応の作業も効率化されます。作業時間は短いに越したことはありませんし、クレーム対応で長い時間かかっているようなら、管理システムの製品は前向きに検討してみる価値があります。
